仕事をスムーズに進めるために「一般的に考えられている順番通りに進める必要はない」

仕事でも何でも、やるための環境が整っていると、スムーズに、より気分よく、物事に取り掛かれると感じます。

私は環境を重視しているため、どうやったらスムーズに取り掛かれるのか、を事前に考えるのですが

そのときに大切にしている考え方のひとつに

一般的に考えられている順番通りに進める必要はない、というのがあります。

タスクを分解して、やれるときにやる

あらゆるタスクは、大きく分けると

  • ① いつでもできるもの
  • ② 前の工程が終わらないとできないもの

の二種類があると考えられています。

まずは、プロジェクト完遂のためにやるべきことを、すべて列挙していくと良いです。報告書のフォーマットをつくるとか、封筒を準備するとか、そういう細かなところまで。

(私は、紙に手書きするようにしています)

やるべきことを細かいところまで分解して考えると、①のタスクと②のタスクが、混ざりあっていることに気付きます。

そして、①のタスクをリスト化しておいて、時間があるときにとりかかるようにします。

これは、順番通りに進めようとしないことがポイントです。必要なタイミングまでに出来ればいいものだから、たとえプロジェクトの終盤でやるようなことでも、かなり前倒しでも時間があるときにやってしまっていいと、私は考えます。

ただ、②をおこなう前に必要な①をやるタイミングは大事です。なるべく早めに終わらせるようにします。

①を空き時間に少しずつやっていると、大きなタスクにとりかかるとき、環境が整っているから、スムーズに取り描かれるようになります。勢いがつくので仕事も早く終わります。

同時並行で出来るものをまとめる

いつでもできるタスクを列挙すると、同時並行でできそうなタスクがいくつか出てきます。それらをグループにまとめると、やりやすくなります。

特に、特別な場所、特別な機会でしか出来ないことは、なるべく一度に済ませるようにします。例えば、普段めったにデスクにいない上司と面と向かって相談をする、など。

順番通りではなく、できるタイミングで出来るように、準備します。

洋服づくりを例に説明する

工程は以下のようになると思います。(ノーカラーシャツを想定)

順番通りに作ろうとすると、縫ってはアイロン、縫ってはアイロン…の繰り返しになるもの。行ったり来たりで、ズボラな私は考えるだけでおっくうになります…

ここで、同時並行で出来そうなタスクを、作業別に分類します。

4つのグループにまとめると、以下のようになります。

(1) 裁断する
(2) 縫う
(3) アイロンで折る
(4) 裾と衿の処理/袖つけ

工程中にいくつかある「縫う→アイロン」の作業を、できるだけ一気にやれるようにしたのがポイントです。

これを(1)→(2)→(3)→(4)の順で進めると、もともとの工程を順番通りに進めるよりも、だいぶスムーズに進めるようになり、完成までのスピードも早まると思います。

※ただし、このように進めるには、ある程度、慣れてからのほうがいいと思います。慣れないうちは、手順通りに丁寧にやるのがいいと思います。

さいごに

私がプロジェクトを進めるときには、最終的に帳尻が合えばいい、という考え方でいます。

ただ、この記事で紹介した方法が通用するのは、事前に要領が分かっていて、慣れているプロジェクトを進めるときではないか、とも感じます。

「いつでもできるもの」「前の工程が終わらないとできないもの」がよく分かっていないと、最初に何から取りかかればいいのか分からなくなり、作業そのものが止まってしまいます。

慣れないプロジェクトを、なるべくスムーズに進めるときには、
事前にプロジェクトの全体像をよく把握して、どんな作業があるのか、できる限り列挙する、などの工夫が必要だと思います。

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