ファイルを探す時間も惜しいので「押し出しファイリング」を採用、仕事がサクサク進むように

自分が使う電子ファイルの整理に「押し出しファイリング」を採り入れたら、目的のファイルを探す時間が短縮され、文書の管理が格段にラクになりました。

「押し出しファイリング」とは

経済学者である野口悠紀雄さんの提唱する整理法。

具体的な方法は『「超」整理法』に詳しく書かれています。

「超」整理法 情報検索と発想の新システム /中央公論新社/野口悠紀雄posted with カエレバ

簡単に言うと、書類をひとまとまりごとに封筒に入れ、封筒に内容物と日付を記入後、内容のいかんにかかわらず、本棚の左端から順に並べていく、ただこれだけです。

著書には、紙の資料を整理する方法を中心に、パソコン内で電子ファイルを整理する方法も書かれています。

「押し出しファイリング」を採り入れる前の悩み

私の会社では、各事業毎に共有フォルダが割り当てられ、さらにプロジェクト別、業務フロー別…と分類されています。

目的のファイルを取り出すには、かなり深くまで階層を辿らないといけません。

私は毎日、共有フォルダから「目的のファイルを探し出す」作業に苛立っていました。

目的のファイルを取り出すまでに平均で30秒、長くて1分位かかるからです。たかが30秒じゃないか…と思われますが、何度も何度も同じ作業が発生するので、そのたびに深い階層を辿るのは、積もり積もると、かなりの時間をムダに使っているんじゃないか、と感じていました。

また、目的のファイルにたどり着けないこともしばしばあります。ファイルを保存する際、フォルダの分類を誤ったり、ファイル名を曖昧にしたりするのが原因です。そうなると、目的のファイルを探し出すのにさらに時間がかかってしまいます。

目的のファイルを探し出すのに、人生の貴重な時間を費やしたくない!!

「押し出しファイリング」の可能性

そこで、野口氏が提唱する「押し出しファイリング」を採り入れようと思い立ちました。

会社の共有フォルダの分類ルールは守らなくてはなりませんが、私の会社では、各業務はほぼ属人化されています。(良くも悪くも)
私が普段使うドキュメントは、他の人が使わないものが多い。

自分だけが使用する書類であれば、紙であろうと電子ファイルであろうと、上記の整理法を採り入れていいはず……。

まずは目下の悩みである、電子ファイルの整理に取りかかりました。

「押し出しファイリング」をどのように採り入れたか

ポイントは以下の3つです。

  • 基本的に自分のパソコンのハードディスクに保存
  • 作業したドキュメントは、全て同一のフォルダ内に保存
  • 会社の共有フォルダには最終版のみコピーを保存

まず、自分のパソコンのデスクトップに、フォルダを一つ用意。
その日使用した電子ファイルを、内容のいかんにかかわらず、全てそのフォルダ内に保存することにしました。

すべての書類を一緒くたにする代わりに「ファイル命名ルール」を設けました。
「プロジェクト名のアルファベット頭文字」「内容」「日付」の順に命名し、保存する、を徹底。
日付は、ファイルの最終更新日ではなく、ファイルを参照した日付、ファイルを使用した日付を入れることにしました。あとで、その日に使った書類を日別に検索する時に便利だからです。

他のメンバーと共有すべきファイルはあとで最終版のみ、会社の共有フォルダにコピーを保存します。

「押し出しファイリング」を採り入れての感想

文書の管理が格段にラクになりました。

直近で使ったドキュメントだけでなく、古い書類、不要書類がすぐに突き止められるからです。今では、目的のファイルは10秒以内に見つけられます。

また、複数のフォルダを行ったり来たり、をしなくなるので、ファイルを探す時間が減っただけでなく、眼への負担も軽減したと感じます。

デメリットとしては、会社の共有フォルダを頻繁に更新しなくなるので、自分が突然休むことになった場合に、自分の作業中ファイルが自分のパソコン内にあるため、他の従業員が対応することができない、でしょうか。

現時点では、デメリットよりメリットの方が勝ります。

目的のファイルを探す時間が大幅に削減できているので、感覚的に仕事のスピードが上がったように感じます。

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