今こそ、タスク管理に真剣に取り組む。9月をふりかえり、10月のタスクを組み直す。

今年の5月末から「たすくま」というアプリを利用して、タスク管理に取り組んでいます。

6月には自分のライフスタイルにあった「タスクのパターン」を掴めるようになったものの、9月以降はライフスタイルが大きく変化したため、タスクのパターンが崩れていました。

そこで、9月をふりかえり、10月のタスクを組み直すことにしました。

9月、タスクのパターンが崩れた原因は

9月から産前休暇に入ったので、日中家にいることが多くなりました。平日は夫の出勤に合わせ、毎日6時前には起きているものの、夫を送り出してからの生活リズムが狂ってしまいました。

やるべきタスクが、流れるように出来なくなってしまったのです。

会社へ行っていた頃は、電車の乗り継ぎのタイミングで取り組むタスク、会社に着いてから取り組むタスク、等がパターン化されていて、毎日(やや機械的に)こなせていたのだが、今では「電車に乗る」「会社のデスクに着く」といったリズム感が薄れてしまったからだと思います。

身体に染み付いた習慣は忘れずにやれるだろうと、つい思ってしまうのですが、人間は忘れる生き物。流れるように、やるべきことや、やりたいことをやれるよう、今まで以上にタスク管理に真剣に取り組もう!と決心しました。

9月に入ってからの行動記録を分析する

まずは、9月に記録した「たすくま」行動記録をざっと見て、どんな傾向が見られるか分析しました。

  • 毎日、ToDoリストを見ることができなくなっている
  • ルーティンワーク「Apple Watchの充電」が、気をつけないと時々忘れてしまう(今の生活、Apple Watchに結構頼っているため、バッテリー残量がないと困る)
  • やりたいことがやれていない
  • 平日と休日とでは、意識や体調の良さが異なる。
  • 調べものに時間がかかりすぎている。
  • 家にいるときの休憩時間が多い。

リピートタスクを組み直す

分析した結果、改善したいところが見えてきたので、これからやりたいことを考慮し、リピートタスク(定期的に繰り返し、実行するタスク)を組み直すことにしました。

ここでは、「たすくま」の設定について書いています。

タスクを忘れないようにするための工夫「開始時間」は必ず入力

そのタスクがあることに気づくよう、iPhoneやApple Watchに、忘れずに通知が届くようにします。そのためには「開始時間」を入力することが必要です。

そういえば、私は9月に入ってから、ほとんどのタスクの「開始時間」をクリアにしてしまったんです。そうしたら、「そのタスクが待ち受けている」ことにずっと気が付かずに、1日を過ごしてしまうこと、よくありました・・・

なので、タスクを忘れないためには「開始時間」の入力はとても重要です。

朝食・昼食・夕食が終わったタイミングで、それぞれに合ったルーティンワークをやる

1日の中にリズム感をつけるため、食事のタイミングを利用することにしました。

例えば、朝食後のルーティンワークを以下のように設定。

  • 食器の片付け
  • ゴミ出しの準備
  • 歯磨き
  • 日次レビュー(前日のタスク遂行状況確認)
  • メルマガを読む
  • 湯船に湯を張る時間を予約する
  • 家の中を1箇所掃除する

朝・昼・晩で自分がやりやすいタスクをここに組み込むことをポイントにしました。私は、それぞれの時間帯では違う人間であることを認識しているので、自分がいちばん調子いい時間帯に最も多くタスクを組み込んでいます。

金曜夕方から月曜朝にかけて、生活リズムを崩さない工夫をする

平日と休日とでは調子が異なる主な原因は、

起きる時間や眠る時間が平日と異なり、生活リズムが大きく崩れてしまう

ことにあると考えました。

生活リズムを崩さないためには「就寝時間」が鍵だと思っているので、次のリピートタスクを組み込みました。

(金、土、日のみ)17時に、下記のメッセージ表示

明日もパワフルに動けるよう、就寝時間を遅らせない

そうすることで「早く家に帰ろう」「早くお風呂に入ろう」などと、意識が高まります。

やりたいことをやるために、いま取り組んでいること

プロジェクト管理

OmniFocusというタスク管理ツールを使って、プロジェクト管理を試みています。

3年くらい前、仕事が立て込んでいる頃に愛用していたアプリケーションです。当時はiOS版を使っていましたが、現在はMac版を試しています。

現在抱えているプロジェクトと取るべきアクション、進行状況を俯瞰できるようにしたいのです。

Mac版のOmniFocusは最近バージョンアップされたようで、対応言語が英語のみでちょっと使いづらいのですが、まずは試しで。

OmniFocus 3

OmniFocus 3
開発元:The Omni Group
無料
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月〜金曜まで、曜日ごとにテーマを決めて行動する

曜日ごとにテーマを決めてみる。すると、それがリズムとなり、テーマに関連した行動へ足が向かうようになるのでは? と考えています。

ちなみに現在は、毎週木曜日は「ブログの日」と決め、カフェへ行ってブログ記事を書くことにしています(現在もカフェでこの記事を書いています)。

さいごに

10月の終わりか、11月の頭に、我が子が誕生予定です。その時はまた、生活リズムが大きく変わることでしょう。

これまで以上に、こまめにタスクの見直しを行い、日々をなるべく気分良く過ごせるようにしていきたいな、と思います。