なお 仕事の繁忙期、細かな雑務を含む全体業務量が多くなっている中で
できるだけ抜けなく、終わらせるために
タスクの整理を、念入りに行うようにしています。
まずは何より「前もってタスクの整理を行う」
これは大前提。
思いつきでタスクを片付けていては、全体像が把握できませんし、
周囲の状況を考慮していないと迷惑がかかります。
タスクの整理は細分化→分類の順に行う
タスクはなるべく細かく分解します。
例：「会議の準備をする」だったら
・会議室を予約する
・会議の進行内容を決める
・会議の招待メールを作る
・会議の招待メールを送る
・会議で話す内容をまとめる
・会議で使用する資料を作成する
・資料のコピーをとる
・会議室のセッティングをおこなう
ここまでできたら、次は分類します。
私は「頭を使う仕事」「単純作業」「調整仕事」に分けています。
なぜなら、仕事の種類によって、疲労度が異なるからです。
・会議室を予約する・・・・・・・・・・単純作業
・会議の進行内容を決める・・・・・・・頭を使う仕事
・会議の招待メールを作る・・・・・・・調整仕事
・会議の招待メールを送る・・・・・・・単純作業
・会議で話す内容をまとめる・・・・・・頭を使う仕事
・会議で使用する資料を作成する・・・・頭を使う仕事
・資料のコピーをとる・・・・・・・・・単純作業
・会議室のセッティングをおこなう・・・単純作業
最適な時間帯にタスクを割り当てる
仕事の種類によってタスクが分類されていると、
最適な時間帯に、最適なタスクを割り当てることができます。
集中できる時間帯に頭を使う仕事を割り当てられますし、
頭を使う仕事の合間に単純作業を挟むこともできます。
頭を使う仕事、調整仕事は、気力体力を使うので
長時間集中すると、パフォーマンスが下がるもの。
気力体力を使う仕事の合間に、気分転換（単純作業）を組み合わせて、
パフォーマンスの最大化を図っています。
さいごに
時間の使い方により、パフォーマンスは大きく変わります。
ぼんやりと仕事をしていては、時間内に終わらないので、
特に繁忙期には、タスクの整理を、念入りに行うことが大事です。