逆算思考とスケジュール帳。これまでの経験をまとめる。その2

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逆算思考とスケジュール帳。これまでの経験をまとめる。その1 | たまにはゆるゆる暮らし

逆算のやりすぎでだんだんとしんどくなり、そのうち「細かすぎる逆算」をやらなくなっていましたが・・

その考え方を、再び取り入れたい! と強く思うきっかけがありました。

逆算思考をとりもどしたきっかけ

異動先が激務の部署だった

今からおよそ3年前、部署異動により、それまでよりも多くの業務をこなさなければいけなくなりました。

事務作業だけで、果てしない時間がかかる上、上司の承認を得ないと進めない業務も多く

時間を有効活用できないことにストレスが募りました。

そこで、思い出しました。

私には逆算思考があるではないか! と。

先のスケジュールと照らし合わせながら、今日のToDoを決める習慣を開始

スケジュールには「このときまでに◯◯を終わらせたい」「締切までに◯◯を提出する」といった、理想のスケジュールを書き込みました。

その上で毎朝、今日のToDoリストをつくる習慣を始めました。

この手帳を使って、毎日、どんな小さなことでも、その日やることを明記し、片っ端からやっつけていく方式にしました。

  • どんなに小さいことでも書く。
  • なるべく細かい作業に分解する。
  • 上司のスケジュールを考慮する。

以上をポイントに。

そして、空き時間があれば、片っ端からToDoリストのタスクをやっつけていったのです。

お客様が関わる業務は前倒しで行い、

似たようなタスクが複数あれば、まとめて片付けていきました。

当時、使っていたスケジュール帳はこちら

ガントチャートに多くのプロジェクトを書き込める点が決め手でした。ただ、重いのが難点で、途中から持ち運べなくなりましたが。。

この習慣に取り組んだ結果、1日あたりの残業が2時間位削減できました。

(ただ、このころは激務だったのは確かです・・

他にもプライベートでいろいろな衝突があったりと、いろいろ気を揉む出来事が重なり、体調を崩してしまいました。

いろいろ重なるのはよくありませんね・・)

そして、いま

今はそこまで激務ではないのですが、逆算思考を取り戻したおかげで、年間スケジュールを大まかにたてて、イベント開催日から逆算して・・いつでも出来るような事務作業を前倒しでやっています。

そして、いま・・自分の夢を叶えるためのツールに、逆算思考を使っています。

逆算手帳を使って、自分の夢をありありと思い描く作業が、とても楽しいのです。

ポイントは「余白を持つ」こと。想定外のことも、受け入れられるように。