何度も見る関連情報は、データで整理しておく

仕事でよく使う情報は、整理してひとつのファイルにまとめている。
(「顧客」「取引先」「関係先」ごとにまとめる場合もある)

私の場合は、そうしておかないと、仕事に支障が生じる。
よく使う情報はすぐに取り出せるようにしておかないと、
作業自体がストレスになって、仕事が苦痛に感じるからだ。

たとえば、ひとつのメールを送るのに
会社名、担当者名、メールアドレス(誤送信を防ぐために必ず確認)が必要だが、
手元になにもない状態だと、これらの情報さえ、全部揃わないことがよくある。
(返信メールでさえもそう。よくやりとりする相手なら、相手のメールに署名がないって
結構ありませんか??)

特に、すきま時間でやるような業務では、
「必要な情報がすぐに取り出せない」だけで、
かなりのストレスになる。

「ここさえ見ればいい」があるだけで、
「あの情報どこにあったっけ」を思い出すのに時間がかからない。
さっさと作業を終わらせたい私の、心理的安全性に直結する。

情報はデータで整理する

関連情報をまとめるのに、私はよくExcelを使っている。

紙の情報(名刺etc.)ではなく、データでまとまっていることが重要。

Excelで情報をまとめていると、Wordの文書に変数を差し込んだり、
Excelなどでつくった様式に情報を自動転記したりと、
多くの書類作成を行う私にはとっても都合がよい。

まとめ

情報がデータで整理されていると、流れを止めずにササッと作業を進められる上、
データの再利用ができるため、仕事の作業時間削減、自分のストレス軽減につながる。
最初は面倒であっても、何度も見る関連情報をデータで整理し、まとめておくのを
おすすめする。

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