なお 仕事でも何でも、やるための環境が整っていると、スムーズに、より気分よく、物事に取り掛かれると感じます。
私は環境を重視しているため、どうやったらスムーズに取り掛かれるのか、を事前に考えるのですが
そのときに大切にしている考え方のひとつに
一般的に考えられている順番通りに進める必要はない、というのがあります。
タスクを分解して、やれるときにやる
あらゆるタスクは、大きく分けると
- ① いつでもできるもの
- ② 前の工程が終わらないとできないもの
の二種類があると考えられています。
まずは、プロジェクト完遂のためにやるべきことを、すべて列挙していくと良いです。報告書のフォーマットをつくるとか、封筒を準備するとか、そういう細かなところまで。
（私は、紙に手書きするようにしています）
やるべきことを細かいところまで分解して考えると、①のタスクと②のタスクが、混ざりあっていることに気付きます。
そして、①のタスクをリスト化しておいて、時間があるときにとりかかるようにします。
これは、順番通りに進めようとしないことがポイントです。必要なタイミングまでに出来ればいいものだから、たとえプロジェクトの終盤でやるようなことでも、かなり前倒しでも時間があるときにやってしまっていいと、私は考えます。
ただ、②をおこなう前に必要な①をやるタイミングは大事です。なるべく早めに終わらせるようにします。
①を空き時間に少しずつやっていると、大きなタスクにとりかかるとき、環境が整っているから、スムーズに取り描かれるようになります。勢いがつくので仕事も早く終わります。
同時並行で出来るものをまとめる
いつでもできるタスクを列挙すると、同時並行でできそうなタスクがいくつか出てきます。それらをグループにまとめると、やりやすくなります。
特に、特別な場所、特別な機会でしか出来ないことは、なるべく一度に済ませるようにします。例えば、普段めったにデスクにいない上司と面と向かって相談をする、など。
順番通りではなく、できるタイミングで出来るように、準備します。
洋服づくりを例に説明する
工程は以下のようになると思います。（ノーカラーシャツを想定）
順番通りに作ろうとすると、縫ってはアイロン、縫ってはアイロン…の繰り返しになるもの。行ったり来たりで、ズボラな私は考えるだけでおっくうになります…
ここで、同時並行で出来そうなタスクを、作業別に分類します。
４つのグループにまとめると、以下のようになります。
(１) 裁断する
(２) 縫う
(３) アイロンで折る
(４) 裾と衿の処理／袖つけ
工程中にいくつかある「縫う→アイロン」の作業を、できるだけ一気にやれるようにしたのがポイントです。
これを(１)→(２)→(３)→(４)の順で進めると、もともとの工程を順番通りに進めるよりも、だいぶスムーズに進めるようになり、完成までのスピードも早まると思います。
※ただし、このように進めるには、ある程度、慣れてからのほうがいいと思います。慣れないうちは、手順通りに丁寧にやるのがいいと思います。
さいごに
私がプロジェクトを進めるときには、最終的に帳尻が合えばいい、という考え方でいます。
ただ、この記事で紹介した方法が通用するのは、事前に要領が分かっていて、慣れているプロジェクトを進めるときではないか、とも感じます。
「いつでもできるもの」「前の工程が終わらないとできないもの」がよく分かっていないと、最初に何から取りかかればいいのか分からなくなり、作業そのものが止まってしまいます。
慣れないプロジェクトを、なるべくスムーズに進めるときには、
事前にプロジェクトの全体像をよく把握して、どんな作業があるのか、できる限り列挙する、などの工夫が必要だと思います。
